Usled brojnih preokreta i drastičnih promena u prethodne dve i po godine, finansijski procesi su se dosta poremetili, verovatno i više nego što pretpostavljamo.
Odnosno, usled čestih promena na tržištu rada, rada od kuće, prilagođavanja merama i dr. mnoge kompanije su postale posebno podložne slabostima unutrašnje finansijske kontrole poslovanja.
Okvirni obrasci za kontrolu su uglavnom napravljeni za grupu ljudi koja sedi u jednom prostoru i često se sreće, ali šta se dešava kada npr. pola tima radi od kuće, ili da tim dolazi u kancelariju, zbog manjka prostora, po principu rotacije?
To bi značilo i da ti obrasci kontrole moraju da se prilagode ili ažuriraju.
Ako je unutrašnja kontrola loše strukturisana, time će biti i veći rizik da finansijski izveštaji sadrže neke greške. Dobro osmišljen okvir interne kontrole znači da će finansijski izveštaji biti pouzdaniji i relevantniji.
Unutrašnja kontrola je maltene « žila kucavica » finansijskog integriteta jedne kompanije. Mere kontrole su napravljene tako da obezbede da finansijski izveštaji odražavaju materijalno tačne brojeve. Ako imate lošu strukturu interne kontrole, vaši finansijski izveštaji će nositi veći nivo rizika od materijalno značajnih grešaka. Dobro osmišljen okvir interne kontrole znači pouzdanije finansijske izveštaje.
Jedan od najrizičnijih aspekata sadašnje velike fluktuacije radne snage je gubitak segregacije dužnosti. Ako, na primer, izgubite veliki deo ljudi iz računovodstva, da li ćete i dalje moći precizno da nadgledate gotovinu? Ako je zaposleni koji ima pristup troškovima takođe osoba zadužena za nadgledanje transakcija, mogu postojati suprotstavljene dužnosti. Postoji potencijal za greške ili prevaru, jer će taj zaposleni imati previše pristupa bankovnim transakcijama. Ova situacija se lako može desiti kada ključni članovi osoblja odu, a preostali zaposleni naprosto apsorbuju svoj posao.
Da bi se to predupredilo, trebalo bi obezbediti da različiti poslovi imaju različite nivoe pristupa u okviru kontrole. Zaposleni zaduženi za rashode, na primer, treba da budu na odvojenom nivou od osoblja koje pregleda transakcije.
Problemi se javljaju kada zaposleni ima pristup više nivoa i mogućnost da nešto uradi, a da to ne bude otkriveno. Na primer, ako zaposleni ima pristup tekućem računu kao i drugim sistemima, mogli bi da kreiraju sopstvenu fakturu, sami plate i sakriju transakciju. Slično tome, neko ko ima mogućnost da kreira unose u dnevniku u glavnoj knjizi ne bi trebalo da bude osoba koja pregleda te unose.
Ovo je takođe značajno i radi zaštite zaposlenih. Ako imaju neodgovarajući pristup ilio ovlašćenje, postoji veliki rizik od nenamernih grešaka, kao što je plaćanje istog računa dva puta, čak i kada nema prevare.
Što se tiče okvira unutrašnje kontrole – počinje se najpre sa procenom strukture trenutnog okvira da bi se razumele praznine u okviru unutrašnje kontrole. Da li način na koji su stvari postavljene i dalje ima smisla? Pregled te strukture potvrđuje procese ili otkriva nedostatke i probleme.
Kada dobijete strukturu, tj. mehanizam koji odgovara trenutnom stanju organizacije, sledeći korak je testiranje. Proverite da li postoji dovoljno kontrole in a osnovu finansijskih izveštaja tako da nema praznina u okviru. Ovim se utvrđuje pouzdanost finansijskih izveštaja.
